傳統紙質文件管理方式存在什么問題？

上海嶺湃科技有限公司2025-07-09

紙質文件管理往往存在以下問題： 1. 人工整理，時間成本居高不下 某制造業內部審計發現，其采購團隊每月要花費約120小時在文件查找、整理和傳遞上。按平均人力成本計算，相當于每年浪費近15萬元。 2. 不做整理，找不到文件帶來的危害持續累積 某食品企業因未能及時提供某批次包裝材料的合規證明，導致產品被超市下架，單次損失超過80萬元。事后核查發現，文件其實已收到，但淹沒在雜亂的電郵中。 3. 整理不當，內外部的協作效率嚴重受限 當采購、質檢、倉儲等部門，再加上和供應商協作，需要共同處理包裝問題時，傳統文件共享方式導致： ? 版本混亂（平均每個文件有3.2個不同版本） ? 辦理延遲（線下簽核平均每個環節需要2.3天） ? 信息不同步（跨部門或跨企業協作錯誤率高達18%）

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