江蘇檔案數字化服務外包工作規范

    數字檔案室對于專、業類電子文件的歸檔，有著明確的基本要求。在單位履行主要職能時所產生的檔案數字化專、業類電子文件，都需要進行收集和歸檔，這里面涵蓋了檔案局公布的首批、第二批專、業檔案基本目錄中的內容，且范圍不止于此。對于各類專、業類電子文件的整理、鑒定以及編目工作，要參照對應的管理辦法來操作。比如那些以數據庫形式存在的專、業類電子文件，像人口、環境、農業等各類普查數據，既可以用XML等跨平臺通用格式來收集和歸檔，也能夠直接以原數據庫數據文件進行歸檔，同時，要一并歸檔一套完整的數據庫設計文檔。而以電子文檔形式存在的專、業類電子文件，在管理方面，可以參考文書類電子檔案的各項要求去執行。 同一批檔案應采用相同的存儲格式。江蘇檔案數字化服務外包工作規范

數字檔案室的文書類電子檔案、檔案數字化的收集、整理、鑒定等，應符合《歸檔文件整理規則》（DA/T22）等要求。此外，在辦公自動化等業務系統形成并歸檔保存的電子公文，其質量還需滿足完整性要求、版面格式要求、文件格式要求、元數據捕獲要求、封裝要求。完整性要求是對于同一事由的往來電子公文齊全、完整。電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標題、文號、主送機關、正文、發文機關署名和成文日期六個要素齊全、完整。天津文書檔案數字化服務外包工作規范從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。

    檔案數字化是大勢所趨，有著內在的必然性。檔案包含各種有留存價值的文字、圖表、聲像等資料形式。要想讓檔案資源的價值得到充分展現，就得處理好檔案收集、管理、保存以及利用方面的事情。以往，許多企事業、學、校等單位的檔案資料管理模式陳舊，大多依靠紙質文檔存放在檔案室。這就導致查找檔案耗時費力，存儲檔案占用大量空間，日常維護起來諸多不便，進行檔案備份時，還需大量人力、物力，且容易出差錯，給社會經濟發展帶來阻礙。而如今，隨著計算機信息技術的發展，檔案數字化成為必然走向。它能**傳統檔案管理的諸多難題，開啟檔案管理的新篇章，讓檔案資源更好地服務社會。分享擴寫“檔案數字化是大勢所趨，有著內在的必然性。”這句話，使其達到250字。請按照要求改寫“檔案管理需要與時俱進，借助新技術提升效率。”這句話。請按照要求改寫“檔案數字化有助于實現檔案資源的共享和利用。”這句話。

專門的質量控制流程

1、制定質量標準：明確數字化檔案的質量要求，包括圖像的清晰度、完整性、準確性以及元數據的準確性等方面。2、過程監控：對數字化過程進行實時監控，確保每個環節都符合質量標準。

3、質量評估：設置專門的質量評估環節，對掃描或拍攝的圖像進行質量評估。可以采用抽檢或全檢的方式，根據實際需求進行選擇。

4、問題處理：對發現的問題及時進行修正和處理，確保數字化檔案的質量達標。

5、記錄和反饋：記錄質量控制過程中的問題和處理結果，為后續的改進提供參考。同時，及時反饋質量信息給相關人員，以便及時調整工作流程和方法。 對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。

    數字檔案室，是單位在履行自身職能期間，利用現代信息技術，針對電子檔案以及傳統載體檔案的數字副本這類數字檔案信息，展開采集、整理、存儲、管理工作，推進檔案數字化進程，且憑借不同類型網絡，向外提供共享利用以及有限的公共檔案信息服務，它本質上是一個檔案信息集成管理平臺。相較于傳統檔案室，數字檔案室有著自身獨特之處與功能。其一便是檔案資源“數字”化，它能以統一的數字樣式存儲各類信息，涵蓋文本、圖像、聲音、視頻等，如此既節省了存儲空間，又優化了組、織形式。可以說，信息記錄形式的“數字”化，構成了數字檔案室**為基本的特征。 紙質檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技術環境、數字化各類技術參數等方面的元數據。湖北業務檔案數字化服務

在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。江蘇檔案數字化服務外包工作規范

    過去想要提高經濟效益，常常采用粗放型的做法，單純地靠增加辦公人員數量、多支出辦公費用來應對難題，這么一來，管理成本一個勁兒地往提升。檔案數字化以及用數字化手段管理檔案之后，情況就大不一樣了。原本以紙質作為載體的檔案信息，變成了機讀檔案。一方面，保管費用降下來了，存放檔案所需的占地空間也變小了；另一方面，查閱檔案變得格外便捷，不用再像以前那樣反復印制資料，由此避免了紙張和人力的浪費。在增強檔案原件保護上，紙質檔案轉變成數字化電子檔案后，檔案在使用時安全性更高了。特別是對于那些歷史久遠的檔案材料而言，經過檔案數字化處理，無疑是給它們加上了一道更好的保護屏障，能更長久地留存下去。 江蘇檔案數字化服務外包工作規范