湖南檔案數字化服務外包工作規范

為確保各門類電子檔案及其元數據的準確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數字檔案資源利用，應結合檔案數字化、數字檔案室應用系統開發或運行需要，為數字檔案室配備必要的正版基礎軟件，包括數據庫管理系統、網絡操作系統、中間件、全文檢索、光學字符識別（OCR）等軟件。應選用主流數據庫管理系統，如關系型數據庫，其性能應能支持本單位今后較長一個時期數字檔案資源管理的需要。安全保障體系應結合實際，參照信息系統安全等級保護有關要求，從多層面為數字檔案室應用系統建立安全保障體系。涉密數字檔案室應用系統必須按照國家有關涉密信息系統分級保護的規定執行。檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業務的監督、指導，完成質量監控等方面的工作。湖南檔案數字化服務外包工作規范

實現檔案管理的數字化關鍵在于檔案數字化。需要將紙質的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數據庫中，而要實現這個動作，一是需要有關硬件，二是需要管理管理軟件。有關硬件即電腦設備、掃描設備、數碼相機等，管理軟件即專門針對檔案管理進行開發設計的檔案管理系統。上海新影捷信息技術有限公司成立于2005年，一直致力于以檔案數字化建設為中心的全流程檔案服務，是國內少數獲得“雙軟資質”證書、“信息安全服務資質”證書等一整套檔案管理系統開發及服務資質的****。上海文書檔案數字化加工紙質檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技術環境、數字化各類技術參數等方面的元數據。

數字檔案解決方案符合《數字檔案館（室）建設指南》標準，服務方案在檔案數字化、基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、6保障體系建設、六大方面均嚴格按照國家檔案局標準要求提供配套服務。數字檔案室成熟的應用服務系統，方案提供配套的軟件系統、覆蓋綜合檔案、人事檔案、多媒體檔案等各種常見類型檔案的管理與利用，系統以國家檔案局信息化系統建設要求為指南，結合十多年的行業經驗不斷完善升級、迭代，滿足市場數字檔案服務要求。

數字檔案室聲像類電子文件的歸檔范圍應參考《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）第4章或同級檔案行政管理部門的具體要求執行。收集、歸檔的聲像類電子文件、檔案數字化應經過挑選和系統整理，應能系統、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及歷次活動的主要內容、主要人物、主要場景等。聲像類電子檔案應主題鮮明、影像和語音清晰、人物形象端正。照片類電子檔案應以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）信息保存完整，像素數不低于300萬；重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。應在充分調研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質檔案數字化工作達到預期目標。

檔案數字化的數據掛接是檔案掃描后形成的格式文件在檔案管理系統中與其元數據聯系起來的過程。數據掛接要符合格式文件存放路徑規則和文件命名規則，包括案卷級和文件級。檔案裝訂要求是指檔案完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。在恢復裝訂時，要保持檔案的排列順序不變，不得漏頁、錯頁，不得壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂，應遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側邊緣對齊，檔案內頁下邊緣對齊。人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理。江西城建檔案數字化加工流程

應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。湖南檔案數字化服務外包工作規范

檔案數字化前處理要求對案卷封面上的全宗名稱、案卷題名、責任者、文種、保管期限、時間、文字等書寫是否規范，前后是否統一；檔號（全宗號、目錄號、案卷號、頁號）是否正確，有無空號、重號現象；卷內文件份數與實際是否相符等進行核查和修正。包括對案卷內情況與原目錄不一致處應建立勘誤表進行登記、同時對卷內文件進行稿本選擇、拆卷、分件、排序、標頁、擬標題等；檢查檔案實體頁碼情況，原頁碼無誤的不做修改；無頁碼或原頁碼錯誤、 遺漏的需用鉛筆重新編制頁碼。湖南檔案數字化服務外包工作規范