山東人事檔案數字化服務外包工作規范

在檔案數字化加工過程是完成紙質檔案數字轉化的過程，提升檔案查詢效率，實現檔案信息共享，主要步驟有檔案整理、著錄、掃描、圖像處理、數據掛接等檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進行分類整理，包括對檔案進行統一編號，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時的批次處理。如果發現折皺不平影響后期掃描質量的文件，應進行相應處理；如果文件存在破損，應先進行技術修復并做好標注；對于文件破損嚴重不能修復掃描的應做好區分標注。數據管理制度主要對數字化各環節所產生的數據的管理進行規范。山東人事檔案數字化服務外包工作規范

數字檔案室基礎設施建設為確保數字檔案資源的安全管理和有效利用，應依托機關信息化建設成果，檔案數字化，建設穩定、兼容的，能夠滿足數字檔案資源管理和機關共享利用需求的數字檔案室基礎設施，主要包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等五個部分?；A設施應盡量采用國產產品，尤其是具有自主知識產權的國有品牌產品。用于支撐涉密數字檔案資源管理的基礎設施建設，應符合國家有關保密工作的規定。陜西基建檔案數字化加工流程原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。

檔案管理系統具有以下特色，以檔案局發布的《歸檔文件整理規則》作為標準設計，專業性強，操作方便易上手。檔案數字化后的電子文件根據歸檔整理規則成功應用于企事業、機關單位、學校等各個行業。主要包括檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護、操作幫助等模塊，涵蓋了資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項日常工作，并使檔案數字化處理流程規范化，大幅提高了工作效率；支持保存各種格式的電子文件，如word、excel、掃描文件等，同時也支持瀏覽器在線預覽。

新影捷具有專業的檔案業務咨詢團隊，專業的檔案行業經驗和信息化建設系統集成經驗，為各行業及高校提供檔案業務咨詢與服務。覆蓋檔案資源建設階段、檔案數字化階段、檔案規范管理階段、檔案保存階段、檔案服務利用階段等檔案生命周期全過程管理配套軟件建設；軟件功能符合國家檔案局提出的關于檔案信息化系統建設功能要求相關規定和標準，結合客戶實際使用需要，以標準功能與定制開發相結合；相關配套軟件均支持常規數字檔案數據格式互聯互通，支持與第三方應用系統如OA、教務系統等無縫對接，實現數據跨平臺利用；產品采用新技術架構，在功能、性能、安全等方面均超出行業規定標準，符合未來5年至10年的行業發展需要。加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。

檔案數字化前處理要求對案卷封面上的全宗名稱、案卷題名、責任者、文種、保管期限、時間、文字等書寫是否規范，前后是否統一；檔號（全宗號、目錄號、案卷號、頁號）是否正確，有無空號、重號現象；卷內文件份數與實際是否相符等進行核查和修正。包括對案卷內情況與原目錄不一致處應建立勘誤表進行登記、同時對卷內文件進行稿本選擇、拆卷、分件、排序、標頁、擬標題等；檢查檔案實體頁碼情況，原頁碼無誤的不做修改；無頁碼或原頁碼錯誤、 遺漏的需用鉛筆重新編制頁碼。應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理。河北業務檔案數字化服務公司

如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。山東人事檔案數字化服務外包工作規范

檔案數字化加工的著錄是將整理后的檔案，按照檔案標準《檔案著錄規則》結合用戶檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內目錄的原始數據、主題標引、分類標引錄入到軟件數據庫里。按照原件實體檔案條目，對錯誤檔案目錄數據修改和補充的數據，須填寫更改資料并放入案卷內，卷內目錄不全的需補充完整。檔案掃描是紙質檔案實現數字轉化的關鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描，對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。山東人事檔案數字化服務外包工作規范

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