廣東實物檔案管理平臺

電子檔案管理：文件收集按照電子公文歸檔范圍的要求，完成電子公文及其元數據的收集，收集宜采用自動捕獲方式，在無法自動捕獲的情況下也可手工錄人。文件收集的步驟如下：a)捕獲：在電子公文形成和辦理過程中應隨時捕獲擬歸檔電子公文；電子公文元數據應與電子公文內容數據一起捕獲；捕獲的電子公文及元數據應齊全、完整，保持電子公文之間的有機聯系；電子公文內容數據應與其形成時保持一致。b)錄人：對于部分未進入電子公文系統進行流轉的文件，可通過文件掃描并著錄元數據.電子公文上傳掛接，脫機數據包導入等方式完成電子公文的收集。電子公文元數據著錄應滿足第7章的要求。c)轉換：電子公文捕獲或錄入后，對于不符合歸檔格式要求的電子公文應進行格式轉換，以滿足歸檔電子公文保存和利用的需求。檔案機構的科學管理制度。廣東實物檔案管理平臺

業務系統與電子檔案管理系統1.業務系統電子文件歸檔功能a)應能按6、7、8.1-8.4給出的相關要求形成、收集、整理、歸電子文件及其元數據。b)應內置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或辦理部門完整收集、整理應歸檔電子文件及其元數據。c)應能以單個流式文檔集中記錄電子文件擬制、辦理過程中對其進行的全部修改信息。d)能按內置規則自動命名、存儲電子文件及其組件，保持電子文件內在的有機聯系，建立電子文件與元數據之間的關聯關系。e)能按標準生成電子文件及其元數據歸檔數據包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數據。f)能對已收集、積累的電子文件的所有操作進行跟蹤、審計。g)需通過業務系統開展電子檔案管理活動時，業務系統電子檔案管理功能應參照GB/T29194-2012、ISO16175-3：2010等標準以及5.2給出的要求執行。河南實物檔案管理業務檔案工作的監督與管理。

國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，負責全國檔案事業的統籌規劃和組織協調，建立統一制度，實行監督和指導。縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區域內的檔案工作，對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。鄉鎮人民有關部門應當指定人員負責管理本機關的檔案，并對所屬單位、基層**性自治組織等的檔案工作實行監督和指導。機關、團體、企業事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。國家機關根據檔案管理需要，在職責范圍內指導本系統的檔案業務工作。縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責收集、整理、保管和提供利國家加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提升檔案工作人員業務素質。檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業知識與技能，其中檔案專業人員可以按照國家有關規定評定專業技術職稱。

1.機關檔案部門應當定期組織人員對檔案數量進行清點、對保管狀況進行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進行檢查，發現問題應當及時處理，并建立檢查和處理情況臺賬。2.檔案工作人員應當及時對受損、易損檔案進行修復、復制或作其他技術處理。檔案修復應當保持檔案內容的完整，盡量維持檔案的原貌。檔案修復前應當做好登記和檢查工作，必要時進行復制備份，做出修復說明。3.機關應當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質損害健康。機關檔案的管理規定。

保管與保護1.機關應當根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管。檔案存儲和保管應當確保實體安全和信息安全。機關應當制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發事件和自然災害。檔案管理應急預案應當納入機關總體應急預案。2.機關應當做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作。庫房溫濕度應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。檔案庫房不得存放與檔案保管、保護無關的物品。3.檔案工作人員應當監測和記錄庫房溫濕度，根據需要采取措施調節；定期檢查維護檔案庫房設施設備，確保正常運轉；定期清掃除塵，保持庫房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。檔案檢查的工作辦法。新疆電子公文檔案管理中心

建設項目檔案管理規范2。廣東實物檔案管理平臺

1.電子文件歸檔與電子檔案管理應遵循納入單位信息化建設規劃、技與管理并重、便于利用和安全可靠的原則。2.應對電子文件、電子檔案實施全程和集中管理，確保電子檔案的真安性、可靠性、完整性與可用性。3.應建立嚴格的管理制度，明確相關部門電子文件歸檔和電子檔案管理的職責與分工，主要包括以下四類部門的職責與分工：a)檔案部門負責制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，提出業務系統電子文件歸檔功能要求，負責電子檔案管理系統的建設與應用培訓；負責指導電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應歸檔電子文件；負責電子文件歸檔和電子檔案編目、管理和處置等各項工作；b)電子文件形成或辦理部門負責電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔等工作；廣東實物檔案管理平臺