商務會議服務外包

來源: 發布時間:2021-12-13

會務服務工作人員的行為基本要求: 1.當客人有問題需要解決而到服務臺尋求幫助時,如客人是站著的話,我們就必須起立,語氣溫和而耐心,雙目注視對方,集中精神傾聽。處理問題時,語氣要委婉,當客人提出的問題我們不能解決時,則不能允諾,可表示向有關人員請示后作答復,并記下他的聯系方式,以便及時回答。 2.舉止要莊重、文明,無論站、坐,姿勢要端正,站時不要東倚西靠,坐時不要蹺二郎腿、晃腿;交談時不要用手中物品指著對方,也不要抓頭、搔癢、剔牙,更不能邊嚼口香糖邊和客人交談。 3.陪客人乘電梯時,要伸手示意請進電梯,對老弱病殘者,要主動攙扶。 4.有事要進入客人房間時,需先輕輕敲二下門或按兩下門鈴,如對方沒有回應,則可以重復做一次,切記敲門和按鈴不能過急,待對方開門允許后才可以進入房間,不能冒然闖進客人房間。 5.會場工作人員服飾禮儀。清洗設備是做好會務服務工作的基礎條件。商務會議服務外包

會議服務送客時要注意: 會議期間,主動為出入來賓開門,動作要輕,避免弄出聲響,影響會場秩序。會議結束前的10分鐘,要迅速到達出入通道,為來賓開門,并立于門口兩側,示意客人先走:“您請。”若客人不識行進路線,應在前方帶路。到達電梯口時,應先行一步,按下電梯,并用手把住電梯門:“您請。”隨后走出電梯,面帶微笑,與客人道別“再見”。如需要,也可隨后進入電梯。電梯到站后,應先行出門,并用手把住電梯門,讓客人下梯后,手臂平伸,指示前進方向,微笑道別。越秀區商務會議服務價格會務服務包括眾多服務項目。

會議服務程序: 1.開始使用投影匯報時,要關閉投影幕布前的燈,使會場的燈光變為投影模式,匯報結束后,要立即打開幕布前的燈,改為正常模式。2.根據客人大部分喝水情況,約為20分鐘添一次茶水,若主要領導喝水較快還不到倒水時間,可根據情況先給領導添水,若大部分客人剛進會場喝水較快,可以根據情況全場提前倒水。 3.煙灰缸有3個及3個以上煙頭或者有水果干果皮,要及時更換煙灰缸,主要領導香巾若使用要及時更換,所有更換的物品都以主要領導優先,然后依次進行。4.會議期間可根據會場情況適當的調節空調溫度,會場溫度不能過低或過高,若抽煙人數多,煙味大,可將窗戶打開1-2扇通風,使會議室內空氣保持流通。5.會議期間,若領導有重要事情要談不需要會議服務,服務人員應倒完水后退出會議室在門外等候。

商務會議的會議模式——交互式電話會議: 交互式電話會議非常經濟,他可以經常召開;這種會議方式實現起來非常簡便。與視頻會議不同,交互式電話會議只提供多方語音的交流,不需要看見每個人的面容。 交互式電話會議的特點:經濟實惠、使用方便、管理簡易、容量龐大、功能強大。 實現方式: (1)用戶向通信公司提出會議要求,由通信公司為用戶分配會議接入號碼。 (2)系統可通過密碼鑒權方式對所有與會者進行身份鑒別。 (3)會議主持人既可通過話機終端,按相應功能鍵完成會議主持功能,也可以通過電腦連接到會議平臺,通過WEB界面完成主持人操作;與會者可利用話機終端申請發言和討論。會場工作人員要增強工作的主動性,盡職盡則的做好分內的服務工作。

堅持會議組織服務工作程序化、規范化、制度化,是保證會高質量決策的重要因素。 一是安排議題規范。密切關注重要會議文件精神,一時間提出上會建議。梳理匯總上級考核要求,統籌安排會需要定期研究的重點事項。做好日常議題收集匯總,提前謀劃、主動溝通,在被動中求主動。 二是上會材料規范。明確材料擬稿、印制和行文規范。加強前置審核,嚴把政策關、法律關。實行三遍檢查制,印制前查內容格式、報送后查印刷裝訂、分裝后查份數頁碼,確保準確無誤。 三是會議通知規范。建立工作人員微信群,通過發布預告、通知提醒等方式,隨時互動溝通、掌握動態。會議通知采取三重通知法:文字通知、微信提醒、電話反饋,做到又快又準。 四是會場服務規范。實行場內場外專人負責制,場內負責記錄,協調處理突發情況,承辦領導交辦事項;場外負責值守,服務候會人員,發放材料,組織入場,做好議題銜接工作。 五是會后工作規范。會后及時清理會場,回收遺留材料,清退涉密材料。按要求起草會議紀要、整理會議記錄。對責任不明的議定事項,及時提醒領導并協調督促有關單位落實。嚴格做好文件資料歸檔,注重會后總結,分析問題,改進工作。會議接待人員與客人說話,要自然大方,切忌態度生硬,語言粗魯。商務會議服務外包

會議服務人員應注意會場情況及室內溫度,發現問題及時報告和處理。商務會議服務外包

商務會議接待服務: 會務組 1、提前確定會務組房間號,并通知參會來賓。 2、會務組門牌明顯標識,便于來賓尋找。 3、建立酒店與會議團隊的溝通橋梁。 4、24小時值班制,解決參會來賓各類疑難問題。 5、開通網線便于與外界聯絡。 6、安排必要辦公設備辦公軟件及辦公用品,方便來賓使用。 數據統計 1、確定標準服務用語,提供服務。 2、根據客戶提供來賓名單,準確了解來賓會務信息。 3、根據臨行更改信息,及時調整相關數據。 4、準確安排接機、接站、住宿、用餐、VIP陪同及參會工作。 餐飲 1、根據流程安排之路水牌方便客戶尋找用餐地點。 2、提前檢查各餐及茶歇準備狀況,確保按時開餐。商務會議服務外包

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